6 façons d’intégrer les SMS dans votre stratégie de mobilisation

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Nicole Vaughan examine la polyvalence de l’utilisation des SMS dans le cadre de votre mobilisation. 

L’invitation à participer par SMS peut donner le coup d’envoi d’une consultation qui favorise les relations et amène la confiance et l’adhésion à votre processus de mobilisation. Cela démontre que vous êtes à l’écoute et que vous cherchez à collaborer et à informer d’une manière qui convient à tous. Cela permet également d’ouvrir la porte à une consultation plus approfondie avec un public plus large. Examinons la polyvalence de l’utilisation des SMS dans le domaine de la mobilisation:

 1. N’oubliez pas! Rappels de réunions et de dates clés

Utilisez les SMS pour envoyer des rappels opportuns et pertinents à votre communauté dans un contexte informatif à sens unique. Les réunions en face à face ayant quelque peu disparu en 2020, ne laissez pas le temps précieux des réunions en direct se perdre en raison de l’absence de participants. Prévoyez à l’avance un bref rappel par SMS comportant le lien de la réunion et les détails de toutes vos réponses. Envoyez un bref SMS de rappel pour souligner les dates clés telles que la clôture des contributions afin de vous assurer que votre communauté ne rate pas ces occasions. Vous pouvez également adapter des messages spécifiques à des sous-groupes tels que des dirigeants importants afin de leur faciliter la vie en leur permettant de se tenir au courant des délais de consultation. La commodité de recevoir des rappels par SMS est une excellente méthode pour obtenir le consentement à la fourniture d’un numéro de téléphone portable. screenshot of text reminder

2. Comprendre le pouls de votre communauté grâce aux sondages par SMS

Les SMS sont un excellent moyen d’obtenir une évaluation sur des sujets importants grâce à un sondage rapide, facile et fiable, qui permet aux participants de répondre par un simple numéro. Mettez en place un flux automatique de réponses par SMS invitant la communauté à consulter les résultats du sondage, à approfondir leurs réponses ou à s’engager davantage. Les SMS peuvent inclure des liens courts permettant aux participants de se rendre sur votre site EngagementHQ et de consulter les résultats totaux. Les contributions au sondage par SMS se combinent avec les réponses sur le bureau et le navigateur web pour afficher les données en temps réel. Vous pouvez également paramétrer votre sondage de manière à n’autoriser qu’une seule réponse par numéro de téléphone pour garantir la validité de vos résultats. 

Le sondage peut également être utilisé dans le cadre d’une réunion pour briser la glace pour les parties prenantes ou d’un atelier avec des questions amusantes permettant de mieux connaître votre groupe.  Il peut également être utilisé à plus grande échelle dans le cadre d’une réunion publique ouverte : des sondages rapides peuvent vous aider à comprendre le sentiment de la communauté sur un sujet donné et vous pouvez même tester à nouveau la même question de sondage à la fin d’une réunion ou d’une consultation pour comprendre tout changement ou évolution.

3. Ajout de SMS dans la boucle de rétroaction

Les SMS sont un excellent moyen de recueillir des commentaires sur des sujets importants et des avis de la communauté sur le processus de mobilisation lui-même. Il existe d’innombrables façons de l’appliquer : expériences de consultation par téléphone, informations tirées de rapports ou de résultats publiés, compréhension de la productivité et de l’expérience des réunions, processus décisionnels, sentiments concernant la communication et la transparence, ou encore collecte d’idées ou d’options supplémentaires non encore explorées.

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Tout comme le courrier électronique, les SMS peuvent être conçus et programmés à l’avance pour s’aligner sur les étapes importantes de votre processus de mobilisation. Avec l’avantage supplémentaire de l’offre Conversations de Message Media qui vous permet de mettre en place des réponses automatiques, les commentaires par SMS peuvent être dynamiques, immédiats et sans charge administrative. Combien de fois avez-vous quitté une réunion avec un retour d’information tout prêt, mais sans avoir la possibilité de vous inscrire à l’ordre du jour ou de soumettre un formulaire d’enquête pour penser plus tard à une contribution vraiment utile ? Le SMS vous permet de puiser dans ces réflexions et idées supplémentaires et d’obtenir un retour d’information immédiat sur ce qui fonctionne bien (ou pas !) dans votre processus de mobilisation. L’intégration de Bang the Table avec Message Media vous permet d’afficher les commentaires par SMS sur les outils d’EngagementHQ, y compris le livre d’or ou le tableau d’idées. Le flux automatique des réponses peut être entièrement personnalisé, ce qui vous permet d’inviter ceux qui apportent une contribution à accroître leur sensibilisation, à recueillir des informations supplémentaires, ou à s’engager davantage avec des questions ou une méthodologie alternative.

4. Rassemblement d’idées dans un cadre pratique

Les SMS offrent la possibilité de recueillir les idées de vos parties prenantes et de votre communauté d’une manière pratique qui encourage une action immédiate. La plupart d’entre nous se souvient d’avoir vu des options de retour d’information par courriel lors de leurs déplacements et d’avoir pris note de la suite à donner plus tard, pour ne pas manquer les détails de notre contribution plus tard ou les oublier complètement ! 

Avec les SMS, vous pouvez partager un numéro de téléphone portable dédié dans un contexte qui correspond à vos parties prenantes et/ou à des sujets de consultation tels que l’affichage dans votre organisation ou dans des installations publiques et l’inclusion dans des supports de communication. Par exemple, une agence de transport pourrait afficher un numéro de téléphone dédié permettant à la communauté de participer par texte pour partager ses pensées, ses idées et son expérience en attendant un train qui est un temps d’arrêt pratique. 

La nature flexible des SMS permet une mobilisation sur place avec les contributions liées aux outils d’EngagementHQ, y compris le forum, le livre d’or et le tableau d’idées.L’intégration de ce canal supplémentaire dans votre stratégie de mobilisation permet à d’autres utilisateurs, sur leur bureau ou leur téléphone portable, de poursuivre la conversation dans un contexte ouvert. 

La ville de Somerville, aux États-Unis, en est un exemple : elle a communiqué son numéro de téléphone dédié sur des affiches dans toute la ville et a demandé à sa communauté d’envoyer par SMS ses idées sur les types d’espaces communautaires qu’elle souhaiterait voir. Ces contributions par SMS ont ensuite été intégrées à leur plateforme EngagementHQ pour être affichées sur l’outil Idées, ce qui a permis aux autres membres de la communauté de les consulter, d’ajouter leurs propres idées, de les commenter et de voter.

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Cet exemple de la ville de Somerville montre que les SMS permettent aux participants de rester anonymes, les contributions apparaissant sur votre site EngagementHQ comme « par SMS ». Vous pouvez également permettre aux participants de s’appuyer sur les réponses des autres dans le confort de leur propre maison au moment de la journée qui leur convient.

5. Restez sur la bonne voie avec les questions et commentaires

Pour que les gens se sentent valorisés et bienvenus dans le partage de leurs réflexions, il est essentiel de favoriser et de maintenir un dialogue productif. Les questions ou les contributions en filigrane permettent de construire sur une question, une opinion ou une idée ou de la remettre en question de manière respectueuse, sans distraire les autres. 

Cet exemple tiré de l’outil de forum du conseil de district de Yankalilla présente les réponses filtrées. Remarquez comment leur PDG a répondu aux questions posées par la communauté et, en plus des contributions par SMS de la réunion, le personnel du Conseil a téléchargé les commentaires par courriel et a permis un retour d’information en dehors des heures de réunion, offrant ainsi à la communauté la flexibilité de s’engager d’une manière et à un moment qui lui convient.

Avec de nombreuses réunions, y compris le secteur des collectivités locales, désormais en ligne via des plateformes de visioconférence, les communautés qui sont animées, passionnées ou simplement particulièrement bruyantes dans les fenêtres de chat de visioconférence peuvent se déchaîner sans filtre et avec des réponses distrayantes, inappropriées ou offensantes qui pourraient faire dérailler l’ordre du jour. 

D’un autre côté, en filtrant toutes les questions par SMS (et en désactivant le chat de visioconférence), vous pouvez être assuré d’une modération experte avec EngagementHQ, qui vous protège, vous et votre communauté, contre l’intimidation, le chahut et les comportements inappropriés des plateformes de réunion.

Le conseil de district de Yankallilla, client de Bang the Table, a utilisé les SMS pour gérer les questions d’une réunion publique et a intégré les réponses avec l’outil Forum d’EngagementHQ. Leur numéro de téléphone dédié, était indiqué sur toutes les diapositives tout au long de la réunion et il était répété verbalement pour toutes les questions et commentaires à recevoir par SMS. Cela a permis à l’équipe du Conseil de gérer les questions et d’y répondre verbalement lors de la réunion ou d’assurer le suivi des réponses du Conseil après la réunion.

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Cet exemple tiré du projet de budget prévisionnel du conseil de district de Yankalilla démontre la facilité d’utilisation des SMS. Remarquez comment leur numéro de téléphone portable dédié est mentionné verbalement au début de la réunion et à l’écran. Tout au long de la réunion, le numéro et le lien EngagementHQ Forum sont indiqués en bas de l’écran. L’utilisation du SMS Council a permis de répondre aux questions de la communauté sans détourner l’attention de l’ordre du jour de la réunion principale du conseil.

6. Rationalisez vos rapports

L’intégration de votre compte Message Media avec EngagementHQ vous permet d’utiliser la suite complète de rapports pour mieux comprendre les informations et gérer de grandes quantités de contributions par SMS avec vos autres types de participation. Natasha Hunt, responsable de la participation citoyenne du conseil de district de Yankalilla, a apprécié les avantages d’un « reporting simplifié avec tous nos commentaires sur les tarifs du conseil intégrés à un outil de forum comprenant des SMS, des commentaires sur les réunions et des contributions web standard qui ont rendu la vie tellement plus facile ». Le conseil de district de Yankalilla a également pris l’initiative d’envoyer des courriels à l’outil de forum en tant qu’administrateur, ce qui a permis d’assurer la transparence des réponses du conseil et d’avoir une vision globale du sentiment de la communauté.

L’analyse de texte permet de regrouper les contributions SMS similaires en utilisant la recherche avancée et le marquage en masse. Pour obtenir un contexte supplémentaire sur la façon dont chaque SMS a été reçu en fonction des commentaires des autres, appliquez l’analyse du sentiment qui attribuera automatiquement une étiquette de sentiment positif, neutre, mixte ou négatif à chaque commentaire pour une meilleure compréhension.

MESSAGE REÇU : JE VEUX UTILISER LES SMS – OÙ ALLER ENSUITE ?

Imaginez ce que la collaboration par SMS pourrait apporter pour l’avenir de votre communauté et des parties prenantes. Développez vos propres stratégies et utilisez ce canal en combinaison avec les outils de mobilisation en ligne d’EngagementHQ à travers les différentes phases de consultation. 

Que vous ayez déjà un compte Message Media ou que vous soyez nouveau dans le monde des SMS, nous sommes là pour vous guider. L’équipe d’experts de Bang the Table s’assurera que le canal SMS s’ajoute parfaitement à votre boîte à outils de consultation. Faites-nous part de votre prochaine consultation et nous pourrons travailler avec vous pour développer une solution SMS afin d’élargir votre portée.

Contactez-nous ou parlez à votre responsable de la mobilisation pour commencer à utiliser les SMS afin d’améliorer votre prochain campagne.

En savoir plus sur la façon dont les SMS peuvent alimenter votre prochaine conversation de mobilisation.

Published Date: 2 septembre 2020

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