Comment EngagementHQ peut vous soutenir en temps de crise

En temps de crise, il est plus que jamais essentiel que les communautés disposent d’une source fiable d’informations factuelles et actualisées. Vous trouverez ci-dessous des suggestions pour vous aider à exploiter la puissance de votre site de mobilisation pour tenir les résidents informés, répondre à la désinformation par des faits et faciliter les discussions à distance.

Étape 1 : Créer un espace dédié aux communications de crise

Centraliser vos communications sur une page de projet unique, permettant aux résidents de s’informer, de poser des questions et de partager des informations de manière sûre et sécurisée. Si vous n’avez pas de conversation active avec votre communauté, il est probable qu’elle cherche des ressources et des réponses ailleurs, vous exposant ainsi au danger que peut représenter la diffusion d’informations erronées. EngagementHQ dispose de huit outils puissants pour la mobilisation et la communication, décrits ci-dessous, ainsi que d’une analyse intégrée de la gestion des participants qui vous donne des données sur la façon dont votre communauté s’engage et sur les sujets qui comptent le plus pour elle. Grâce à ces connaissances, vous pouvez utiliser le système de messagerie électronique d’EngagementHQ pour partager des informations essentielles, inviter les habitants à de nouvelles discussions et fermer les boucles de transparence.

Voici quelques exemples de clients qui se sont engagés sur les événements récents (en anglais seulement): https://livedemo.engagementhq.com/covid-19

Étape 2 : Choisir les outils en fonction des besoins de votre communauté  

LANCER L’OUTIL DE QUESTIONS-RÉPONSES POUR ÉDUQUER

Utilisez l’outil de questions-réponses pour vous établir comme une source d’information fiable pour votre communauté. Offrez à vos résidents une ligne directe avec le personnel de la ville afin d’établir la confiance, d’atténuer la désinformation et de vous faire une idée des sujets qui préoccupent le plus votre communauté. La plupart d’entre vous n’étant pas des experts en santé publique, il est important d’indiquer clairement dans la zone de description de l’outil à quels types de questions vous pouvez ou ne pouvez pas répondre. La rédaction d’en-têtes spécifiques pour chaque outil contribuera grandement à garantir que votre page de consultation reste significative et productive pour tous les participants. 

Le fait de marquer les questions par type ou par sujet peut aider votre communauté à trouver plus facilement des réponses, ainsi qu’à réduire au minimum les questions en double. Si vous recevez beaucoup de questions similaires, vous pouvez les insérer dans le widget FAQ sur le côté droit de votre page afin de mieux informer les visiteurs du site. Un autre avantage de l’utilisation de l’outil de questions-réponses est que vous pouvez recruter du personnel pour vous aider à répondre aux questions en fournissant une feuille de réponse standard, et que vous avez également le choix de répondre en privé à votre communauté si sa question est de nature sensible. 

UTILISER DES LIEUX POUR COMMUNIQUER LA DISPONIBILITÉ DE SERVICES ESSENTIELS

Déposez des épingles sur une carte de votre communauté pour identifier les installations et les services qui restent ouverts et prêts à servir. Il peut s’agir, par exemple, de centres de transit, de bâtiments de la ville et du comté, de services de repas et de sites de tests de santé. Utilisez différentes catégories et couleurs pour que vos épingles soient faciles à comprendre et à trier par type de service, afin que vos résidents puissent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.   

En outre, vous pouvez demander aux membres de la communauté de déposer des épingles sur la carte pour indiquer le soutien qu’ils peuvent apporter à d’autres, comme le dépôt des courses ou les services accessibles. La possibilité d’ajouter une question d’enquête à l’épingle permet aux résidents offrant des services d’ajouter des coordonnées pour que d’autres puissent les contacter.

OUVRIR UN FORUM POUR FACILITER LA COMMUNAUTÉ

En temps de crise, la connectivité est essentielle pour une communauté. Demandez à vos résidents de partager leurs expériences sur la manière de se maintenir en bonne santé pendant l’isolement, notamment : des moyens de divertir les enfants à l’intérieur, des conseils pour le travail à distance et les ressources communautaires disponibles pour aider ceux qui en ont besoin. En offrant un lieu de rencontre pour parler des défis et des expériences communes, vous contribuez à créer une communauté plus connectée, plus éduquée et plus résistante.

DÉPLOYER UNE ENQUÊTE POUR ÉDUQUER ET IDENTIFIER LES LACUNES

Lancez un sondage pour comprendre dans quelle mesure votre communauté est prête à lutter contre la propagation des maladies. Des fiches d’information utiles de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé peuvent vous aider à rédiger des questions sur des mythes courants, puis vous pouvez partager les sondages de manière transparentes afin que vos résidents puissent voir leurs réponses s’empiler avec celles des autres membres de la communauté. 

Vous pouvez terminer l’enquête en posant des questions sur la manière dont votre communauté préfère recevoir vos communications en temps de crise, puis utiliser le message de conclusion du sondage pour boucler la boucle en partageant les données de réponse. Grâce à des enquêtes transparentes, les résidents ont l’occasion d’apprendre et vous obtenez des données essentielles sur les lacunes en matière de communication et d’éducation.

PARTAGER LES MISES À JOUR EN DIRECT AVEC LE FIL D’ACTUALITÉ

La réalité des interventions en cas de catastrophe change tous les jours – utilisez le fil d’actualité pour partager rapidement les mises à jour concernant les fermetures d’infrastructures, les directives en matière de quarantaine et de sécurité sanitaire, tout ce que vous pouvez savoir ou apprendre sur cette situation en constante évolution. En temps de crise, il n’y a pas de surcommunication. Donnez à vos résidents une raison de penser à votre site de mobilisation en premier lorsqu’ils veulent obtenir de nouvelles informations. L’instauration d’un climat de confiance grâce à une communication ouverte aidera votre communauté à traverser cette crise.

DES SOUMISSIONS D’HISTOIRES POUR FAVORISER L’EMPATHIE

L’outil Histoires vous donne le pouvoir de modérer les soumissions publiques, vous permettant ainsi d’obtenir des récits personnels de votre communauté sans aucun risque pour vos participants ou votre organisation. Dans les moments difficiles, les histoires peuvent être des éléments de guérison, des connecteurs puissants. Les habitants peuvent s’ouvrir, partager leurs propres expériences et bénéficier de la lecture des histoires des autres, ce qui peut contribuer à créer de l’empathie au-delà des divisions. 

DEMANDER DES IDÉES POUR AIDER

Lancez l’outil d’idées pour trouver des ressources ou des offres d’aide en cas de besoin, telles que des informations sur les services de repas locaux, les restaurants qui peuvent encore être ouverts et d’autres atouts essentiels de la communauté. 

UTILISER UN LIVRE D’OR POUR LES COMMENTAIRES DU PUBLIC 

Un livre d’or peut être utilisé pour recueillir les commentaires du public lors de vos événements virtuels, car il permet aux participants d’apporter leur témoignage de manière ouverte sans avoir la possibilité de faire des commentaires entre eux.

PRENDRE LE POULS DES SENTIMENTS À L’AIDE DE SONDAGES 

Les sondages rapides sont excellents pour obtenir un aperçu du sentiment de la communauté. Vous pouvez utiliser cet outil pour identifier rapidement les domaines à améliorer en matière de communication ou de services, ou demander à votre organisation où elle devrait dépenser ses ressources. Si vous vous engagez à continuer à sonder la communauté en temps de crise, vous pourrez voir comment le sentiment ou les priorités évoluent au fil du temps. 

Étape 3 : Connecter d’autres ressources   

TIRER LES LEÇONS DE NOS PRÉCÉDENTS TRAVAUX SUR LA CRISE 

Bang the Table a déjà aidé des clients à surmonter des catastrophes, tout récemment lors des incendies de brousse en Australie. Consultez notre webinaire sur la gestion des urgences et la reprise après un sinistre (en anglais), notre webinaire sur la délibération numérique en ligne (en anglais), ou inscrivez-vous à notre webinaire sur la distanciation sociale

POSER LES BONNES QUESTIONS

La clé d’un bonne mobilisation vient de la facilitation d’un dialogue ouvert et un dialogue ouvert est le résultat d’un grand questionnement. Si vous avez besoin d’aide pour formuler vos questions en vue d’un engagement en ligne, consultez notre livre électronique intitulé Comment poser des questions engageantes.

LES RÉUNIONS EN DIRECT DANS LES PAGES DE PROJET

Continuez à organiser vos réunions et événements à distance, en invitant votre communauté à regarder et à participer dans le confort et la sécurité de son propre espace. Vous pouvez facilement intégrer un flux vidéo en direct directement dans votre projet EngagementHQ en utilisant YouTube ou UStream. Des outils de diffusion universels permettent une intégration gratuite et facile. 

INTÉGRER LES SMS POUR ÉTENDRE VOTRE PORTÉE

Contactez votre gestionnaire de la mobilisation pour lui demander d’intégrer des fonctionnalités de messagerie texte (SMS) dans votre site EngagementHQ et votre plan de communication. Vous pourrez alors partager des mises à jour en temps réel ou poser des questions sur le terrain. Donnez à votre communauté la possibilité d’obtenir des mises à jour en direct sur leurs appareils personnels.

DEMANDER L’AVIS D’UN EXPERT

En période de chaos et de crise, sachez que vous pouvez compter sur notre équipe mondiale d’experts en engagement pour vous guider et vous soutenir. Que vous ayez besoin de lancer rapidement un nouveau projet ou de vous aider dans votre stratégie de mobilisation numérique, nous sommes là pour vous. Faites-nous savoir comment nous pourrions vous aider.

 

Published Date: 1 avril 2020

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