Leçons tirées d’un événement de mobilisation numérique en direct

Nous vivons une époque sans précédent. Et comme beaucoup d’entre vous, je jongle avec une variété d’émotions tout en essayant de gérer les changements rapides à la maison et au travail. Pour être tout à fait honnête, je prends les choses un jour à la fois. Plus que jamais, nous devons être compréhensifs, adaptables et créatifs.

La semaine dernière, j’ai dû annuler un événement en face-à-face qui devait avoir lieu prochainement. Cela vous semble familier ?

Cependant, plutôt que d’annuler, j’ai décidé de l’organiser comme un événement numérique. J’étais nerveux, je n’étais pas préparé, j’avais besoin de repenser toute mon approche et je n’avais jamais fait cela auparavant. Cependant, s’il y a un point positif dans notre époque, c’est qu’elle nous a offert une occasion extraordinaire d’essayer, de tester et de mettre à l’épreuve de nouvelles approches et de nouvelles façons de nous soutenir, de nous connecter et de nous engager les uns envers les autres.

J’ai demandé à ceux qui ont répondu à l’invitation de réserver une plage horaire dans leur agenda et d’attendre de nouveaux détails. J’ai révisé frénétiquement l’agenda et mis en place des outils numériques afin de pouvoir gérer et animer efficacement une session en ligne en direct. Nous avons décidé de diviser l’événement en deux parties. 

Tout d’abord, nous avons utilisé Zoom (un outil de vidéoconférence) pour nous connecter par vidéo/son, et pour permettre le partage d’études de cas et une présentation virtuelle par mon collègue de travail. Je voulais également démontrer le fonctionnement des outils de vidéoconférence, car beaucoup de personnes ont une expérience limitée de l’utilisation de ce type de plateformes numériques. J’imagine que dans les semaines et les mois à venir, nous serons tous des experts en matière de réunions vidéo.

La deuxième partie a été animée sur un site de démonstration d’EngagementHQ, où j’ai utilisé quelques uns de nos outils de participation numériques pour guider les participants dans une série de tâches en ligne. Et voici le meilleur, nous avons tout fait ensemble et en direct. 

Nous avons d’abord utilisé l’outil du Forum de Discussion d’EHQ pour que chacun puisse « dire bonjour » et me faire savoir, en tant qu’animateur, qu’il était « dans la salle numérique ». 

Nous avons ensuite utilisé nos outils de Lieux et de Vote pour briser la glace, puis nous sommes passés à l’outil Idées pour identifier d’autres plateformes de vidéoconférence et en discuter. Ensuite, comme pour un atelier en personne, nous nous sommes répartis en trois forums de discussion et avons engagé une conversation sur trois sujets différents. Nous avons ensuite terminé notre mobilisation numérique en direct en invitant les participants à nous faire part de leurs impressions via notre outil Commentaires.

Tout s’est déroulé comme prévu? Absolument pas. Ai-je fait quelques erreurs? Oui, absolument. Mais ai-je beaucoup appris? Absolument!

Étant donné que notre besoin de nous connecter et de nous engager avec nos collègues de travail, les parties prenantes et les communautés existe toujours, je voulais partager certaines des leçons que j’ai apprises en organisant un événement de mobilisation numérique en direct.

 

  1. Soyez courageux – il est normal d’expérimenter de nouveaux outils numériques et différentes méthodes pour s’engager en ligne. Et si, comme moi, vous faites quelques erreurs, c’est normal – votre intention et vos efforts suffiront.
  2. Ayez un programme clair – fournissez un programme bien structuré et ordonnez vos étapes d’engagement pour guider facilement les gens dans votre processus de mobilisation numérique.
  3. Soyez prêt – testez (et testez encore) des outils/plateformes numériques nouveaux et peu familiers. Veillez à ce que les « co-présentateurs » ou les animateurs soient mis en place et informés de leur rôle au préalable.
  4. Facilitez activement la session – accueillez tout le monde et mettez le décor en place. Vérifiez que la technologie de vos participants fonctionne bien. Ayez un ordre du jour et un agenda solide et respectez-le. Notre outil EHQ Forum a très bien fonctionné pour cela.
  5. Ouvrez la conversation – veillez à ce que les participants sachent comment poser des questions, demander des éclaircissements et quels outils numériques ils peuvent utiliser pour participer.
  6. Faire une pause délibérée – et laisser des moments de silence, pour que les gens aient le temps/la place de participer ou de poser des questions.
  7. Restez simple – n’essayez pas d’utiliser trop d’outils numériques à la fois. Ne choisissez que les outils numériques qui correspondent le mieux aux résultats de votre participation.
  8. Introduisez par vidéo – intégrez un flux en direct ou une courte vidéo que les participants pourront regarder en premier, où vous décrirez les tâches et l’agenda numérique.
  9. Bouclez la boucle – À la fin de votre événement numérique, remerciez tout le monde, encouragez-les à rester impliqués et à se tenir au courant. Utilisez votre plateforme en ligne pour partager et analyser les résultats. 

 

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Nous avons également une longue liste de la façon dont d’autres personnes dans le monde entier utilisent EHQ pour informer et engager leurs communautés concernant Covid-19 (en anglais seulement).

 

Published Date: 1 avril 2020

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