Réussir les consultations sur votre plan d’urbanisme grâce à EngagementHQ

Remarque : Ci-dessous, les astérisques (*) signalent des ressources qui ne sont disponibles qu’en anglais pour l’instant.

Le plan d’urbanisme d’une ville ou d’une municipalité guide son développement pendant des années, voire des décennies. Puisqu’il a des effets sur la vie d’à peu près tous les résidents, on devrait tâcher d’impliquer la population à chaque étape de sa conception. 

Jusqu’à tout récemment, la tenue de consultations publiques était généralement coûteuse et le processus, source de frustration. La participation reste insatisfaisante quand on utilise exclusivement les assemblées publiques* traditionnelles ou les médias sociaux. La participation en ligne aide les villes à joindre un auditoire plus large parce que la plateforme est accessible à toute heure du jour et de la nuit. Les personnes qui sont gênées de prendre la parole en public apprécient ce mode de participation, qui a aussi l’avantage de réduire la contestation aux dernières phases de planification, puisqu’il assure une meilleure prise en compte des points de vue et priorités des diverses parties prenantes.

EngagementHQ permet d’éviter que quelques personnes très vocales dominent les consultations sur votre plan d’urbanisme. De ce fait, il facilite l’expression d’une plus grande variété de voix.

Ci-dessous, nous abordons cinq aspects à considérer pour la formulation d’un plan d’urbanisme efficace :

Se doter d’une stratégie de participation citoyenne

Poser les bonnes questions pour recueillir une information pertinente

Créer une page Projet invitante

Utiliser une variété d’outils pour encourager plus de gens à se prononcer

Diffuser votre plan d’urbanisme

Voir un exemple de projet


Se doter d’une stratégie de participation citoyenne

En plus de cela, EngagementHQ joue le rôle de portail pour tout ce qui a trait à la participation citoyenne. Non seulement la plateforme facilite la collecte et l’analyse des commentaires du public, mais elle vous aide aussi à organiser tous vos efforts de consultation.

Pour tirer le maximum des possibilités qu’elle offre, il faut bien planifier. Faites l’inventaire de toutes les ressources dont vous pouvez tirer avantage pour joindre le public, améliorer la qualité de l’information que vous recevez et préparer le terrain à une participation réussie*. On doit fixer des objectifs précis pour la participation et veiller à prioriser la collecte des renseignements indispensables du début à la fin d’un projet. On procède ensuite à la formulation d’une stratégie appropriée pour réaliser ces objectifs, compte tenu des ressources dont dispose votre organisation.

La participation en ligne permet de rejoindre un plus grand nombre de participants, mais il ne faut pas pour autant négliger les autres façons d’écouter la population. Dans la plupart des cas, une formule hybride est à privilégier pour vos consultations autour du plan d’urbanisme : en plus d’utiliser les médias sociaux pour faire de la promotion, on pourra combiner les séances individuelles, les groupes de discussion, les assemblées, les sondages en ligne, la tenue de kiosques dans le cadre d’événements locaux et les ateliers de conception* en présentiel pour joindre une variété de gens. L’information recueillie « au dehors » peut être saisie dans EngagementHQ, de sorte que les données finales rendent compte à la fois de la participation en ligne et en présentiel.

Avec EngagementHQ — ses outils, ses options de personnalisation, ses widgets d’information et ses nombreuses fonctionnalités intégrées, dont l’envoi de textos et d’infolettres —, votre ville et ses résidents auront le portail parfait pour appuyer la création d’un plan d’urbanisme optimal. 

Poser les bonnes questions pour recueillir une information pertinente

Avant de commencer à recueillir les commentaires et suggestions du public, on doit s’assurer de poser les bonnes questions, ce qui implique de réfléchir d’avance à la manière dont les décideurs utiliseront l’information recueillie. Une bonne question ne contient pas de jargon bureaucratique : elle « colle » au quotidien des résidents. Pour s’assurer d’entendre les participants sur tous les aspects clés du plan, il faut savoir en partant ce qu’on veut inclure dans les données. Le choix des outils de consultation sera plus facile une fois planifiées les données et l’analyse.

Les outils ouverts, comme Forums ou Lieux, sont utiles au début d’un projet, durant la phase de conception, puisqu’ils permettent d’accueillir un large éventail d’idées et de commentaires. Les outils fermés conviennent bien aux phases subséquentes, lorsqu’on a commencé à préciser les priorités du plan d’urbanisme. Qu’est-ce qui compte le plus pour les décideurs : disposer d’une grande quantité de données ou avoir des données de qualité? Leur préférence contribuera aussi à déterminer l’approche de consultation à utiliser. 

L’équité du processus est le principal critère qui dictera le choix des données à recueillir et les analyses à effectuer pour appuyer les diverses étapes de l’élaboration du plan d’urbanisme, de sa conception à son approbation. Non seulement EngagementHQ permet la participation véritable du public, mais il vous aide aussi à rester maître du processus et à faire en sorte que la consultation soit équitable et légale — en d’autres mots, la plateforme assure que le processus serve citoyens et décideurs.

Project Page and DescriptionCréer une page Projet invitante

La première impression est importante, et cette impression dépendra de votre page de projet. Des descriptions faciles à lire* et des images captivantes encouragent les parties prenantes à utiliser le site et à participer. Voici un exemple :

Rehausser la qualité des réponses avec des widgets informatifs

En plaçant des outils d’information directement sur la page d’un projet, on encourage les visiteurs à en apprendre davantage sur sa raison d’être, ce qui améliore la qualité de leurs réponses : une bonne compréhension du contexte les aidera à offrir des opinions éclairées, plutôt que purement réactives.

Cycle de vie du projet — Ce widget permet de voir en un coup d’œil l’avancement des consultations et du projet.

Qui est à l’écoute? — Ce widget aide à humaniser votre projet. Les résidents ont de bien meilleures chances de participer s’ils savent qu’ils ont l’oreille d’une vraie personne, en position d’influencer le cours des choses.

Foire aux questions — Il est tout à fait normal que les gens aient des questions tout au long de la démarche. La Foire aux questions permet de rassembler les questions fréquentes et d’offrir des réponses. Elle peut être mise à jour tout au long du projet.

Documents importants — Les plans d’urbanisme couvrent une vaste gamme de sujets. Les résidents comprendront mieux le projet si on leur fournit des PDF et d’autres documents expliquant le contexte de la planification.

Utiliser une variété d’outils pour encourager plus de gens à se prononcer

Employer la bonne méthode au bon moment avec le bon auditoire, c’est la clé pour des consultations réussies. EngagementHQ vous donne le choix entre huit outils de consultation, que vous pouvez combiner à votre guise pour susciter un dialogue d’une grande richesse. De surcroît, les outils comme Sondages, Forum, Idées et Lieux favorisent des échanges productifs et équilibrés entre les résidents, ce qui rehausse la pertinence et l’utilité des commentaires et de l’information qu’ils offrent.

Ideas tool on local plan

Convier les résidents à un remue-méninges collectif grâce à l’outil Idées

Personne ne connaît mieux votre ville que les personnes qui y vivent. Donnez-leur les moyens de proposer des idées novatrices durant les premières phases d’élaboration du plan d’urbanisme : dès le départ, vous pouvez aiguiller les visiteurs vers le tableau d’idées! En invitant très tôt la population à faire des suggestions, on s’évite d’avoir à modifier les versions ultérieures du plan. Ne soyez pas trop précis dans vos messages guides, autrement vous risquez de vous priver de bonnes idées. 

L’outil Idées laisse les participants indiquer s’ils aiment ou pas les idées publiées sur le tableau et les commenter. De cette façon, vous pouvez voir rapidement quelles idées ont la cote.

comprehensive plan on EngagementHQRecevoir des opinions associées à des Lieux

Grâce à l’outil Lieux, les participants peuvent exprimer autrement leurs opinions. Dans un sondage, ils peuvent avoir de la difficulté à décider des enjeux à prioriser, mais sur une carte, ils peuvent facilement indiquer leur espace public favori et suggérer des améliorations. Les épingles mettant en évidence ces lieux au sein de votre communauté peuvent peuvent aider à visualiser les changements qui pourraient être apportés à grande échelle dans votre ville. 

Grâce à l’outil Lieux, les résidents peuvent exprimer leurs idées à propos d’un lieu ou d’un secteur d’intérêt, et l’information ainsi recueillie peut influencer grandement votre plan d’urbanisme.

Newsfeed toolAjouter un fil d’actualité pour montrer vos progrès

Après avoir offert leurs commentaires, les participants ne reviennent pas nécessairement sur la page du projet. S’ils le font, offrez-leur un fil d’actualité, sans attendre la fin des consultations sur votre projet pour boucler la boucle*. En montrant vos progrès, vous encouragerez la population à participer aux phases ultérieures de la consultation, quand vous serez en mesure de présenter un plan préliminaire. 

Le fil d’actualité est un bon moyen de résumer votre projet et de faire en sorte que les participants continuent de s’intéresser à l’avenir de leur ville!

Utiliser l’outil Vote comme porte d’entrée

L’outil Vote permet de recueillir de données quantitatives sur n’importe quel sujet. Nous trouvons que soumettre une question au vote est un excellent moyen de briser la glace. Certaines personnes risquent de ne pas se sentir à la hauteur devant le nombre et la variété d’enjeux couverts dans un plan d’urbanisme — c’est trop « gros » pour qu’elles envisagent de se prononcer. L’outil Vote leur permet cependant de participer sans pression. Il est même possible de rendre le vote amusant.  

Vous pouvez ajouter des votes ou modifier les votes déjà publiés tout au long du projet pour encourager la participation, voire pour obtenir des réponses sur des points clés vers la fin des consultations. Bref, le vote peut aider à donner aux gens le goût de se faire entendre.

Offrir plus de liberté avec l’outil Commentaires
Guestbook tool

L’outil Commentaires est parmi les plus ouverts que nous offrons sur la plateforme : les résidents peuvent commenter librement à la suite d’un message guide. Commentaires est une bonne solution de rechange à la création d’un forum pour les sujets controversés. En effet, les participants ne peuvent pas répondre aux commentaires des autres ou indiquer s’ils les aiment ou non. De ce fait, il peut être moins intimidant pour les gens d’exprimer leurs opinions.

EngagementHQ fait appel à l’intelligence artificielle pour simplifier l’analyse des commentaires recueillis. Par exemple, vous pouvez présenter une idée innovante et rapidement jauger si les réactions sont favorables ou défavorables sans avoir à éplucher vous-mêmes toutes les réponses. Vous sauvez donc du temps.

Renforcer la crédibilité de vos consultations avec des sondages

comprehensive plan on EngagementHQ

On peut utiliser des sondages à n’importe quel moment durant un projet, mais ils sont encore plus utiles durant la seconde moitié. Les données quantitatives* tirées d’un sondage peuvent renforcer grandement la crédibilité de votre processus de consultation : une fois passées les phases conceptuelles, on utilise des sondages pour évaluer ce que la collectivité pense vraiment des nouvelles idées qui ont été générées et faire ressortir ce qui compte le plus pour elle.

Les sondages d’EngagementHQ sont entièrement personnalisables. On peut choisir parmi une dizaine de styles de question — classement en ordre de priorité, choix multiples, entrée libre, etc. — et ajouter des images pour illustrer le contexte.

Les réponses peuvent ensuite être traitées au moyen des fonctions d’analyse d’EngagementHQ et filtrées par groupe démographique pour confirmer que les populations clés y sont bien représentées. À partir de cette information, on peut ensuite générer des rapports qui donnent une vue d’ensemble ou présentent individuellement les résultats de chaque question.

Diffuser votre plan d’urbanisme

Dans un monde idéal, tout le monde appuierait votre nouveau plan d’urbanisme. Dans la réalité, c’est souvent très différent : il y a presque toujours des membres de la collectivité qui auraient préféré que des initiatives soient exclues du plan final et que d’autres y figurent. C’est normal, et il ne faut pas y voir un échec.

Il sera néanmoins beaucoup plus facile de faire approuver votre plan par le conseil municipal si vous pouvez fournir de solides données quantitatives à l’appui ainsi que de l’information sur les insatisfaits. Votre analyse devrait montrer tant les appuis que les désaccords et mettre en relief les occasions de discussion et de médiation pour l’avenir. Vous montrez que vous avez effectivement écouté toutes les opinions quand une variété de perspectives sont représentées dans vos données de participation.

Les données et les opinions des participants incluses dans votre rapport d’ensemble sur la participation permettent aussi de démontrer que la population a bien influencé l’élaboration de votre plan d’urbanisme, ce qui contribue à renforcer le lien de confiance. Enfin, pour que votre page de projet demeure pertinente, pensez à y verser le rapport et le plan final.

Sur go.EngagementHQ*, notre site de démonstration, vous trouverez un projet qui illustre les différentes étapes de l’élaboration d’un plan d’urbanisme et qui fait appel à une variété d’outils de participation et d’information. Vous pourrez ainsi voir les outils en action et les essayez vous-même — ne vous gênez pas pour placer une épingle ou répondre à un sondage afin de mieux comprendre comment EngagementHQ peut appuyer ce genre de consultation.

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