Utilisez EngagementHQ pour améliorer le processus de propositions

Accepter les commentaires écrits du public dans le cadre d’un processus de proposition officiel permet aux parties prenantes d’exprimer par écrit leurs opinions et leurs points de vue sur les plans ou politiques que vous proposez. Les commentaires efficaces et pertinents reçus de votre communauté peuvent aider à saisir des récits ou des situations uniques que vous n’avez peut-être pas pris en compte et peuvent également aider à expliquer comment une situation peut avoir un impact sur le comportement individuel, en réponse à un changement proposé.

LE PROCESSUS DE SOUMISSION

Pour les collectivités locales, le processus de soumission le plus courant tourne autour de la révision de plans. Il peut s’agir de votre plan de vision, de votre plan environnemental ou même d’une proposition de modification de votre plan directeur. Dans chacun de ces scénarios, votre objectif est de comprendre l’impact et les effets que le plan ou le changement proposé aura sur votre communauté. Pour atteindre ce niveau de compréhension, vous pouvez élargir les informations que vous recevez en acceptant les commentaires écrits du public. 

Donner des conseils à votre communauté sur la manière de rédiger de bons commentaires peut améliorer la qualité des contributions que vous recevez. Vous devriez viser des commentaires plus substantiels qui apportent de nouvelles informations sur le plan proposé, par opposition aux commentaires plus légers qui sont souvent sans rapport avec la proposition ou simplement en accord ou en désaccord avec celle-ci. Dans le cadre de votre projet, définissez les règles de base pour le type de commentaires que vous souhaitez et envisagez de fournir un modèle, avec des exemples, que les parties prenantes pourront suivre.

COLLECTER LES PROPOSITIONS DE VOTRE COMMUNAUTÉ

Submission Manager, EngagementHQ

La collecte des propositions se fera par l’intermédiaire d’un sondage que vous aurez «épingler» sur votre page de projet. Une fois épinglé, le sondage s’affichera plutôt comme un formulaire du point de vue des participants.

Pour accepter les propositions de vos participants sur EngagementHQ, vous devez créer un sondage avec le type de question «téléchargement de fichier» dans l’outil de sondage. Les formats courants de documents sont acceptés jusqu’à une grosseur de 200 MB (par exemple: Word, PowerPoint, PDF, JPG).

Votre sondage peut être programmé en mode anonyme pour faciliter le partage de propositions. Dans ce cas, assurez-vous de poser les questions démographiques dont vous avez besoin dans votre sondage (par exemple: nom, prénom, courriel, etc.) et de rendre ces questions obligatoires.

Dans le cadre d’un processus de soumission officiel, vous devrez examiner chaque document et publier à nouveau les soumissions pour que la communauté puisse y accéder et les consulter.


Survey Options




SIMPLIFIER L’ENGAGEMENT DE LA COMMUNAUTÉ AVEC LE GESTIONNAIRE DES SOUMISSIONS

Le nouveau gestionnaire de soumissions d’EngagementHQ simplifie ce processus, en offrant un moyen facile d’examiner les documents, d’effectuer des actions en masse telles que le téléchargement ou le marquage des soumissions comme traitées, ou de publier vos soumissions directement dans une bibliothèque de documents sur votre projet afin que votre communauté puisse consulter les propositions. Regardez la vidéo ci-dessous pour un bref aperçu de son fonctionnement (en anglais seulement).

Le nouveau gestionnaire des demandes permet de rationaliser votre processus de travail afin de simplifier la manière dont vous examinez, organisez et republier ces commentaires ou documents pour que votre communauté puisse les consulter.

Published Date: 9 Décembre 2020 Last modified on Décembre 10, 2020

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